+48 661 296 543 info@arques.pl

OWŚU- Badania Biegłości

Ogólne Warunki Świadczenia Usług – Badania Biegłości

 

W Centrum Szkoleniowo – Badawczym ARQUES sp. z o.o. z siedzibą w Chodzieży, ul. Mostowa 9, zwanym dalej ARQUES lub Organizatorem; w odniesieniu do organizowania badań biegłości; zastosowanie mają poniższe Ogólne Warunki Świadczenia Usług, zwane OWŚU. Klientem usług dostarczanych przez organizatora badań biegłości – ARQUES – może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną. Uczestnikiem badania biegłości nazywa się osobę biorącą udział w PT. Poniższe Ogólne Warunki Świadczenia Usług, mają zastosowanie do wszystkich organizowanych przez ARQUES badań biegłości.

 

Świadczenie usług

  1. ARQUES Sp. z o.o. świadczy usługi w zakresie organizacji badań biegłości w zakresie pobierania próbek środowiskowych oraz badania próbek gleb i osadów ściekowych. Badania odbywają się na zasadach określonych w odpowiednich programach badań biegłości, dostępnych na stronie internetowej www.arques.pl w zakładce Badania Biegłości. Do działań ARQUES Sp. z o.o. w zakresie organizowania badań biegłości, należą: planowanie i opracowywanie programów badań biegłości, przygotowanie miejsc pobierania obiektów badań biegłości, przygotowanie obiektów PT w tym badanie ich jednorodności i stabilności, przeprowadzenie badań biegłości (pobieranie próbek przez uczestników / dystrybucja próbek do uczestników, zebranie od uczestników uzyskiwanych przez nich wyników wykonywanych analiz obiektów badań biegłości, analizy fizykochemiczne i mikrobiologiczne pobranych przez uczestników PT obiektów badań biegłości) oraz opracowanie raportów końcowych z badań biegłości w tym ocena kompetencji uczestników.
  2. ARQUES Sp. z o.o. świadczy usługi w zakresie organizowania badań biegłości oraz wykonywanych na potrzeby organizacji PT analiz laboratoryjnych, w oparciu o normy, procedury badawcze, posiadaną wiedzę specjalistyczną, odpowiednie wyposażenie i inne.
  3. W celu należytego wykonania usługi organizacji badań biegłości, ARQUES zastrzega sobie możliwość podzlecania wykonania usługi w zakresie prowadzonych analiz laboratoryjnych, sporządzania raportów końcowych z badań biegłości (nie dotyczy autoryzacji raportów i oceny kompetencji uczestników) w tym opracowania statystycznego uzyskanych wyników, czy wnioskowania na podstawie uzyskanych rezultatów osobie trzeciej, której kwalifikacje będą pozwalały na należyte wykonanie zlecenia. ARQUES ponosi odpowiedzialność za wykonanie takich usług w całości.

 

Zawarcie umowy na świadczenie usług w zakresie organizacji badań biegłości

  1. Zawarcie umowy na świadczenie usług w zakresie organizacji badań biegłości z Organizatorem następuje w chwili otrzymania przez Organizatora wypełnionego i podpisanego formularza zgłoszeniowego. Formularz można przesyłać na adres e-mail: badaniabieglosci@arques.pl.
  2. O wszelkich zmianach danych w formularzu zgłoszeniowym, Klient powinien niezwłocznie poinformować Organizatora.
  3. Na tydzień przed przedstawionym w terminarzu danego programu badania biegłości terminem badania biegłości („termin PT”), uczestnicy otrzymają od Organizatora potwierdzenie uczestnictwa wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi organizacji i planowanego przebiegu badania lub instrukcją przygotowania próbek i raportowania wyników badania próbki.
  4. O ewentualnych zmianach wprowadzanych do programu badania biegłości, Organizator będzie niezwłocznie informował uczestników, którzy zgłosili się do udziału w badaniu biegłości. Ponadto możliwie najszybciej będzie zamieszczał zaktualizowane wersje programu badania biegłości na stronie internetowej.

 

Płatności

  1. Ceny podane w programie badania biegłości są cenami netto, do których należy doliczyć podatek VAT (wysokość zależna od obowiązujących przepisów prawnych).
  2. Cena badania biegłości w przypadku PT w zakresie pobierania próbek do badań, obejmuje uczestnictwo w badaniu biegłości osoby wskazanej w formularzu zgłoszeniowym, wykonanie w laboratorium Organizatora / Podwykonawcy określonych w programie PT analiz obiektów badania biegłości oraz opracowanie i wydanie raportu końcowego w formie elektronicznej.
  3. Cena badania biegłości w przypadku PT w zakresie badania próbek danego rodzaju, obejmuje uczestnictwo w badaniu biegłości osoby wskazanej w formularzu zgłoszeniowym, dostarczenie obiektu badania biegłości do uczestnika, opracowanie oraz wydanie raportu końcowego w formie elektronicznej.
  4. W przypadku ponownego uczestnictwa danej jednostki w badaniu biegłości organizowanym przez ARQUES, przysługuje rabat w wysokości 5 % od całkowitego obliczonego kosztu udziału w PT. Zaznaczyć należy, iż w danej rundzie badania biegłości w zakresie badania / pobierania próbek danego rodzaju (danego obiektu); możliwy jest udział maksymalnie dwóch uczestników z danej jednostki.
  5. W przypadku badania biegłości w zakresie pobierania/badania próbek danego rodzaju Organizator zobowiązuje się dostarczyć fakturę do Klienta pocztą elektroniczną, bądź bezpośrednio uczestnikowi PT w dniu badania biegłości; a Klient zobowiązuje się do opłaty faktury w terminie wyznaczonym na fakturze.
  6. Terminy zapłaty za udział w badaniu biegłości, na podstawie wystawionych faktur, mogą oscylować pomiędzy 7 a 30 dni. Jeżeli nie było innych ustaleń, faktury wystawiane są z 14‑dniowym terminem płatności.
  7. W przypadku nieuregulowania przez uczestnika/jednostkę należnej płatności w terminie zobowiązania, Organizator nie przekaże raportu końcowego z badania biegłości uczestnikowi/jednostce, do czasu uiszczenia należnej zapłaty. ARQUES przekaże raport końcowy z PT niezwłocznie po zaksięgowaniu kwoty na koncie.

 

Rezygnacja z udziału w badaniu biegłości

  1. Rezygnację z udziału w badaniu biegłości uznaje się za ważną, jeśli zostanie zgłoszona Organizatorowi w formie mailowej na adres: badaniabieglosci@arques.pl
  2. Rezygnacja z udziału w badaniu biegłości na 5 i więcej dni roboczych przed rozpoczęciem badania biegłości nie skutkuje obciążeniem finansowym Klienta. Rezygnacja na 1-4 dni robocze przed terminem PT skutkuje obciążeniem finansowym Klienta w wysokości 50% opłaty za udział w badaniu biegłości. W przypadku niestawienia się uczestnika na badaniu biegłości, bądź rezygnacji w dniu badania biegłości, Organizator obciąży Klienta w wysokości 75% opłaty za uczestnictwo w badaniu biegłości.

 

Odwołanie badania biegłości

Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania badania biegłości z przyczyn niezależnych od Organizatora lub w przypadku, gdy do udziału w badaniu biegłości w zakresie pobierania / badania próbek danego rodzaju zgłosi się mniej niż 5 uczestników. Organizator zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym Klienta. Jeśli to możliwe, Organizator zaproponuje przeprowadzenie badania biegłości w innym terminie. W przypadku braku możliwości zaproponowania nowego terminu odwołanego badania biegłości w zakresie badania próbek danego rodzaju, bądź rezygnacji Klienta z udziału w badaniu biegłości w nowym terminie, Organizator zobowiązuje się do zwrotu całej wpłaconej kwoty za udział w PT.

 

Poufność i odpowiedzialność

  1. Wystawiane przez ARQUES raporty końcowe z badania biegłości są przeznaczone wyłącznie do wiadomości i na użytek Klienta, chyba że z dodatkowych ustaleń wynika inaczej.
  2. Organizator nadaje każdemu uczestnikowi indywidualny kod, który znany jest jedynie Organizatorowi i uczestnikowi. Zapewnia on anonimowość na wszystkich etapach organizacji badania biegłości oraz po jego zakończeniu. Organizator nie udostępnia też listy uczestników biorących udział w badaniach PT.
  3. ARQUES ponosi odpowiedzialność za organizację PT i wystawiony raport końcowy, tylko wobec Klienta. Żadna osoba trzecia nie może rościć sobie praw wobec ARQUES czy jego podwykonawców z tego tytułu.
  4. Klient zobowiązany jest nie kopiować/powielać raportów końcowych inaczej, jak tylko w całości.
  5. ARQUES nie ponosi odpowiedzialności za interpretację i zastosowanie przez Klienta uzyskanych na podstawie wydanego raportu końcowego informacji.
  6. Klient jest zobowiązany do poinformowania ARQUES o swoich dodatkowych potrzebach i oczekiwaniach dotyczących współpracy i wykonania usługi organizacji badania biegłości.
  7. W przypadku gdy Klient dostarcza Organizatorowi informacji potrzebnych do sporządzenia raportu końcowego z badania biegłości; takich jak wyniki wykonywanych analiz, niepewności rozszerzone, stosowane wyposażenie i metodyka, status akredytacyjny metody itp.; Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za treść tych informacji.

 

Polityka bezstronności

Organizator posiada wdrożoną politykę, zapewniającą uniknięcia zaangażowania się w jakąkolwiek działalność, która mogłaby zmniejszyć zaufanie do jego kompetencji, bezstronności oceny, niezależności i rzetelności działania w ramach organizowania i realizowania badań biegłości; którą uskutecznia, przestrzegając następujących zasad:

  1. Wykluczenie wpływów komercyjnych, finansowych, personalnych i innych na jakość wykonywanej pracy;
  2. Eliminację wpływu osób i instytucji spoza struktur Organizatora badań biegłości na realizację programów;
  3. Nieangażowanie się w jakąkolwiek działalność, która mogłaby zmniejszyć zaufanie do kompetencji, bezstronności, oceny lub rzetelności działania Organizatora badań biegłości;
  4. Zatrudnianie personelu o właściwych kwalifikacjach;
  5. Przekazywanie raportów końcowych zgodnie z wytycznymi polityki dotyczącej wykorzystywania raportów.

 

Działalność ARQUES Sp. z o.o. w zakresie organizowania badań biegłości jest zaplanowana, prowadzona i zarządzana w sposób zapewniający ochronę bezstronności. Kierownictwo firmy ARQUES Sp. z o. o. nie pracuje w firmach, które mogłyby wpływać na pracę Organizatora. Prezes Zarządu pełniąc najwyższe stanowisko w firmie deklaruje niezależność i bezstronność w zarządzaniu ARQUES Sp. z o. o., aby uniknąć konfliktu interesów, gwarantuje tym samym nie wywieranie żadnych nacisków komercyjnych oraz finansowych na cały personel firmy w obszarze organizacji badań biegłości.

 

Ponadto zarówno Prezes Zarządu jak i Kierownik Laboratorium dokłada wszelkich starań, aby żadne naciski społeczne, komercyjne, finansowe nie zagrażały bezstronności Organizatora. Kierownik Laboratorium jest odpowiedzialny za rozdzielanie obowiązków pomiędzy obszarami pozostałej działalności ARQUES Sp. z o. o . tj. laboratoryjnej oraz szkoleniowej. Monitoruje wszystkie działania, które potencjalnie mogłyby wpłynąć na jakość funkcjonowania firmy. W porozumieniu z Prezesem Zarządu, Kierownik Laboratorium na bieżąco identyfikuje ryzyko w odniesieniu do prowadzonej działalności, powiązań lub powiązań personelu, które potencjalnie mogłyby wpłynąć na zakwestionowanie bezstronności.

 

Ryzyko w obszarze bezstronności analizowane jest z uwzględnieniem:

  • Powiązań wynikających z prawa własności, zarządzania i podległości kluczowego personelu;
  • Powiązań personelu;
  • Współdzielenia zasobów pomiędzy obszarami działalności firmy;
  • Zależności finansowych, umów pomiędzy obszarami działalności firmy;
  • Realizacji działań marketingowych i prowizji od sprzedaży lub innych środków motywacyjnych w celu pozyskiwania nowych klientów;
  • Równego traktowania personelu.

 

W sytuacji zidentyfikowania ryzyka dla bezstronności, Organizator niezwłocznie podejmuje działania w celu wyeliminowania lub jego minimalizacji. Wspólnicy firmy, w przypadku, kiedy dojdzie do naruszenia złożonej deklaracji, powołują Zgromadzenie Wspólników, na którym Wspólnicy podejmą decyzję o sposobie rozstrzygnięcia zaistniałej sytuacji. W przypadku, gdy podjęte kroki nie przyniosą oczekiwanego rezultatu, Wspólnicy mają prawo podjąć decyzję o zmianie personalnej na kluczowych stanowiskach.

Na szczeblu pracowniczym, Kierownik Laboratorium podejmując działania prowadzące do eliminacji lub minimalizacji ryzyka ma możliwości m.in. ustnych rozmów, upomnienia, pisemnej nagany oraz zwolnienie kiedy sytuacje się powtarzają. Jednak sposób postępowania zawsze ustalany jest indywidualnie dla danej sytuacji.

 

Skargi i odwołania

W przypadku niewykonania usługi lub nienależytego wykonania usługi w zakresie organizacji badania biegłości przez ARQUES, Klient może złożyć Skargę. W przypadku zastrzeżeń co do treści wydanego raportu końcowego z badania biegłości, Klient może złożyć odwołanie. Ewentualne skargi/odwołania należy niezwłocznie zgłaszać na piśmie, w terminie do 14 dni od daty przekazania raportu końcowego z badania biegłości. Skarga lub odwołanie powinny zawierać przedstawienie okoliczności faktycznych uzasadniających złożenie skargi / odwołania oraz żądanie Klienta. ARQUES zobowiązany jest rozpatrzeć/udzielić odpowiedzi na skargę / odwołanie w terminie 21 dni od dnia jej otrzymania. Organizator zastrzega, iż po wydaniu raportu końcowego z badania biegłości, nie będzie rozpatrywał odwołań w zakresie zmian treści jakichkolwiek informacji przedstawionych w raporcie a przekazanych wcześniej w formie pisemnej przez uczestników (patrz: Poufność i odpowiedzialność – pkt 7).

 

Deklaracja Polityki Jakości

Najwyższe Kierownictwo ARQUES Sp. z o. o. deklaruje następujące cele jakościowe:

  • realizacja usług w zakresie organizowania badań biegłości na najwyższym poziomie jakościowym zgodnie z wymaganiami obowiązującej normy PN-EN ISO/IEC 17043: 2011;
  • realizacja usług w sposób  spełniający wymagania Klienta, przy jednoczesnym poszanowaniu wymagań prawnych a także wymagań nakładanych przez organy nadzorujące i stanowiące; prowadząca do kształtowania i utrzymywania pozytywnego wizerunku firmy będącej wiarygodnym i rzetelnym partnerem dla wymienionych stron;
  • nie podzlecanie planowania programów badań biegłości, ocen rezultatów działania uczestników badań biegłości ani też autoryzowania raportów końcowych z badań biegłości;
  • ustanowienie w strukturach ARQUES Sp. z o.o. i poza nimi procesów komunikacji w odniesieniu do skuteczności systemu zarządzania;
  • zapewnienie Klientom pełnej poufności, ochrony praw własności klienta w tym ochrony danych osobowych jak również zapewnienie bezstronności postępowania;
  • zatrudnianie personelu z właściwymi kwalifikacjami i doświadczeniem zawodowym, zapewnienie środków na regularne podnoszenie kwalifikacji personelu;
  • zatrudnianie pracowników nie zatrudnionych w firmach konkurencyjnych  oraz nie wykonujących innych prac i działań dyskredytujących Organizatora;
  • ciągłe podnoszenie świadomości personelu co do istoty ważności wykonywanych przez niego zadań jak i działań związanych z realizacją celów systemu zarządzania zgodnie z normą PN-EN ISO/IEC 17043:2011;
  • właściwe wyposażenie i zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich wszystkich pomieszczeń związanych z działalnością Organizatora;
  • nadzorowanie systemu zarządzania poprzez przeprowadzanie auditów wewnętrznych i  przeglądów zarządzania oraz doskonalenia systemu na podstawie wyciąganych wniosków, z wykorzystaniem działań zapobiegawczych i korygujących a także na podstawie zbieranych opinii Klientów dotyczących działalności ARQUES Sp. z o.o. w zakresie organizacji badań biegłości.

Najwyższe kierownictwo ARQUES Sp. z o. o. deklaruje ponadto w żaden sposób nie wpływać na pracę podległego personelu, która mogłaby być niezgodna z obowiązującymi procedurami a która  miałaby wpłynąć na jakość wykonywanych usług w zakresie organizacji badań biegłości.

Organizator zapewnia, iż System Zarządzania, który spełnia wymagania normy PN-EN ISO/IEC 17043: 2011 Ocena zgodności. Ogólne wymagania dotyczące badania biegłości jest wdrożony, utrzymywany i doskonalony. Wszelkie wymagania ujęte w Księdze Jakości, procedurach ogólnych, politykach oraz pozostałych dokumentach Systemu Zarządzania, a także dokumentach Polskiego Centrum Akredytacji dotyczących organizatorów badań biegłości; są znane, rozumiane i przestrzegane przez cały personel firmy zaangażowany w działania związane z organizacją badań biegłości. Personel bierze również aktywny udział w doskonaleniu obowiązującego Systemu Zarządzania.

Spójność Systemu Zarządzania jest utrzymywana podczas wdrażania wszelkich zmian.

 

Polityka dotycząca wykorzystania raportów przez osoby i organizacje

Polityka Organizatora dotycząca wykorzystania raportów z badań biegłości przez osoby i organizacje realizowana jest poprzez stosowanie następujących zasad:

  1. Wystawiane przez ARQUES Sp. z o.o. raporty z badań biegłości są przeznaczone wyłącznie do wiadomości i na użytek Klienta, chyba że w udokumentowanych ustaleniach z Klientem postanowiono inaczej.
  2. ARQUES Sp. z o.o. ponosi odpowiedzialność za wystawione raporty z badań biegłości tylko wobec Klienta. Żadna strona trzecia (osoba lub organizacja) nie może rościć sobie praw wobec Organizatora czy jego podwykonawców z tego tytułu.
  3. Klient zobowiązany jest nie kopiować raportów z badań biegłości inaczej, jak tylko w całości.
  4. Wszystkie Strony zobowiązane są do zachowania poufności wobec drugiej Strony w związku z wejściem w posiadanie nieujawnionej publicznie informacji.
  5. Raport z badań biegłości może zostać udostępniony organizacji udzielającej uznania – Polskiemu Centrum Akredytacji.
  6. W wyjątkowych sytuacjach, wymagających takiego postępowania; raport z badań biegłości może zostać udostępniony do celów prawnych, na przykład organom ścigania.

 

Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych przez niniejsze OWŚU, odpowiednie programy badań biegłości i dodatkowe umowy z Klientem; zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
  2. Wszelkie zmiany niniejszych OWŚU wymagają odrębnej umowy zawartej z Klientem w formie pisemnej pod rygorem nieważności i wchodzą w życie z dniem podpisania umowy.
  3. Wszelkie spory wynikające z niniejszego OWŚU bądź odrębnych umów rozstrzygane będą przez sąd właściwy rzeczowo i miejscowo dla siedziby ARQUES.